Una oficina sense paper és una oficina sostenible

11/12/2019

Una oficina sense paper és una oficina sostenible

Avançar cap a la sostenibilitat és un moviment que totes les companyies haurien de donar al més aviat possible. Ser sostenible ja no és una opció, sinó que esdevé una obligació i, en aquest sentit, és un bon pas per alliberar-se del paper.

Prendre aquesta decisió aportarà a les companyies interessants beneficis més enllà dels relacionats amb el medi ambient, ja que s’aconseguirà un lloc de treball més endreçat, i per tant més eficient, milloraran els processos de treball i s’estalviarà temps i espai.

Es tracta d’un procés que requereix esforç, planificació i temps i, pot ser, per això, moltes companyies no es mostren molt receptives a abordar-lo. No saber com fer-ho o tenir una gran quantitat d’informació i documentació en format de paper també solen ser altres frens per enrederir contínuament aquest procés. Però la bona notícia és que hi ha moltes eines existents per a dur a terme aquesta tasca amb èxit, i amb les pautes que t’expliquem a continuació, fer-ho de forma exitosa i eficient serà més fàcil:

El primer pas és comptar amb un sistema d’escaneig adequat a les necessitats de la companyia.

Lògicament és necessari emmagatzemar aquests documents escanejats per tal que l’accés a ells sigui ràpid, senzill i accessible a totes les persones que han de poder consultar-los. Hi ha múltiples opcions, tot i que les més recomanables són els sistemes cloud. En aquest cas, la seguretat és fonamental, pel que, si bé totes les plataformes cloud són segures, val la pena assegurar-se que els nostres requisits específics pel que respecta a la seguretat estiguin coberts. I pel que respecta a permisos, també és convenient que s’ofereixi un ventall ampli de possibilitats per proporcionar diferents nivells d’accés als usuaris.

Una altra recomanació és la de tenir un software de sistema de gestió documental (DMS), per tal d’administrar fàcilment els documents escanejats. En aquest cas, també existeixen diferents solucions segons els requisits necessaris.

I un altre pas necessari que ens permetrà guanyar espai i poder replantejar-nos noves zones per l’oficina és la destrucció dels documents escanejats. Si realment s’opta per aquesta opció, el millor és valorar les prestacions que ofereixen les empreses dedicades a aquest afer, que ofereixen certificats de garanties i seguretat per tal d’evitar problemes durant el procés.

D’aquesta manera i un cop complet el procés, tindrem una oficina més digital, més sostenible i més adaptada als nous temps.

Más artículos de Colonial